چگونه هم زمان چند پروژه را اداره کنیم؟- بخش دوّم

یادآوری: در بخش نخست اهمیت انجام چند پروژه برای یک مدیر پروژه یا برنامه ریز را بررسی کردیم، انجام یک پروژه در یک زمان مشخص و تمرکز بر پروژه را به عنوان اوّلین و «آماده باش» برای انجام پروژه را به عنوان دوّمین راهکار اداره کردن چند پروژه به صورت همزمان بر شمردیم؛ دراین بخش سوّمین و چهارمین (آخرین) راهکارها را مطالعه و بررسی می کنیم.


۳- تعیین «نقطه عطف»

برای کارهایی که در نظر گرفته اید، در یک زمان خاص «نقطه عطف» بگذارید.

این نقاط عطف باید بسیار ساده باشند، مثل: “بستن قرارداد آسانسور”، “اتمام پیش نویس برنامه زمان بندی پروژه مسکونی ۲۴ واحدی فرمانیه” یا “پایان دادن به حساب و کتاب ماه گذشته”. این نقاط عطف نباید خیلی دور و دست نیافتنی باشند. لزومی هم ندارد که شما به تمامی آن ها دست پیدا کنید و از عهده ی تمامی آن ها برآیید، این نقاط به شما کمک می کنند تا بدانید از نظر زمانی حدوداً کجای کار هستید، چه کارهایی نیمه تمام مانده و چه قدر تا پایان کدام پروژه مانده است و اگر فرصت دارید، مدتی پروژه را معوق نگه دارید و زمان را صرف به انجام رساندن کارهای نیمه تمام کنید و سپس دوباره به انجام پروژه بپردازید.

اگر بنا به دلایل مختلفی نتوانستید تمام «نقاط عطف» را به انجام برسانید، مشکلی نیست، فقط به خاطر داشته باشید که آن ها را نیمه کاره رها نکنید، به خصوص نقاطی که مهم و در ادامه و روند پروژه تأثیر گذارند. مثلاً اگر در مرحله “کف سازی” هستید: عدم “اصلاح لوله های تاسیسات” پس از اجرای کف سازی و چه بسا در مرحله بهره برداری مشکلاتی را به وجود خواهد آورد. مثلِ این می ماند که شیشه ی شکسته پنجره خانه تان را تعویض نکنید و سرگرم گرد و غبار روبی خانه شوید.


۴- تمام کننده باشید!

هر پروژه ای باید به پایان برسد و سرانجامی داشته باشد. “پایان” یک بخش از چرخه ی عمر هر پروژه است. مهم ترین چیزی که شما باید بدانید آن است که کـِی پروژه ی شما واقعاً به پایان می رسد و نقطه ی پایانی پروژه ی شما کجاست. برخی از پروژه ها برای مدت زیادی شما را درگیر خود می کنند. تا زمانی که فعالیتی از پروژه باقی مانده باشد، مورد نگران کننده ای وجود ندارد؛ اما اگر پروژه بنا به دلایلی به نقطه پایانی خود نرسد، تحمل شرایط دشوار می شود.

موارد زیر هر یک، یکی از نمونه هایی اند که پایان یافتن پروژه را با مشکل مواجه می کنند: تصمیم گیری در خصوص نهایی ساختن پروژه صورت نمی گیرد، مشتری یا کارفرمای شما ثبات رأی ندارد و نظر خود را در خصوص دکوراسیون داخلی دائماً تغییر می دهد. آن وقت است که پروژه در مثـَل تبدیل می شود به اضافه وزنی که هر کاری می کنید از شرّش خلاص شوید، هیچ اتفاقی برایش نمی افتد: اینجاست که شما باید تمام کننده باشید! سبک، سنگین کنید و تصمیم نهایی را بگیرید!

پایان دادن به پروژه یک امر انجام شدنی است. کاری که انجام می شود معمولاً منجر به ایجاد خروجی می شود، این خروجی شما و در نهایت مشتری شما را خرسند می کند و در پایان همه از انجام آن راضی هستند. همین طور پولی که به سمت شما هدایت می شود یک ارزش افزوده بسیار خوشایند است. از همه مهم تر، شما پرونده ی یک پروژه را بسته اید و می توانید با فراغ بال به سراغ پروژه ی بعدی بروید. همیشه کارهای جدید یا ناتمام یا پروژه های قدیمی وجود دارند که تمرکز بسیار زیاد شما را می طلبند. بنابراین تلاش کنید تا پروژه های قدیمی که هنوز بسته نشده اند، سر و سامان بدهید و هر کاری که شروع می کنید، به اتمام برسانید.
شاید تمامی این مطالبی که در این مقاله به آن ها اشاره شد، به نظرتان ساده بیاید، ولی مدتی طول کشید تا من به استفاده ازین راهکارها عادت کنم. من همیشه با کارهایی که باید انجام می شدند و هنوز ناتمام بودند رو به رو می شدم، حالا با این راهکارها (تمرکز، آمادگی، تعیین نقطه عطف و تمام کردن) اوضاع بهتری پیدا کرده ام. وقتی پروژه های بیشتری دارید که مایلید آن ها را سریع تر به اتمام و به انجام برسانید، این راهکارها دستِ کم به شما کمک می کنند تا فرایند تکمیل پروژه را سرعت بخشیده و مؤثرتر آن را تمام کنید.

همچنان مشتاق شنیدن اندیشه ها و نظرات شما هستم.