عزم جزم-بخش دوّم

در  مقاله پیشین ۵ راهکار برای کار با عزم جزم و سریع و فوری برشمردیم، حالا بقیه موارد را با هم بررسی می کنیم:

۶- زمان های فی مابین…

وقتی زمان کافی برای انجام امور فعالیت های بزرگ پروژه را ندارید، زمان های فی مابین فعالیت های مختلف بهترین انتخاب برای فعالیت های سریع وانفجاری است. اگر ۵ تا ۱۰ دقیقه ی دیگر جلسه ی کاری شما شروع می شود، چه بهتر که در این زمان یکی از پیش نویس هایی که برای برنامه بعدی آماده کرده اید متمرکز شوید!

۷- فهرستی از کارهای سریع خود داشته باشید

همیشه فهرستی از کارهای سریعی که می توانید انجام دهید با خود داشته باشید. بنابراین در هر زمانی که فرصتی برای انجام امور سریع و فوری پیدا کردید، فقط از میان این فهرست یکی را انتخاب کنید و انجامش دهید و وقتی به اتمام رسید با طیب خاطر و خرسندی کامل خط بطلان به روی آن بکشید.

۸- بعــــدی!

با عزم جزم یک کار را به اتمام برسانید، این کار تمام شد؟ آن را به عنوان فعالیت انجام شده مشخص کردید؟ بسیار خوب! فراموش نکنید که بعد از اتمام هر فعالیتی قدم بعدی را یادداشت کنید. اگر ده دقیقه از یکی از تعهدات خود را انجام داده اید، فراموش نکنید به محض اتمام اوّلی ۱۰ دقیقه ی بعدی آن را نیز در فهرست خود ثبت کنید. تا زمانی که به تعهدات خود عمل نکرده اید و آن را به اتمام نرسانده اید، حالا با عزم جزم بیشتر به سراغ فعالیت بعدی بروید. همیشه بعد از هر قدم، قدم بعدی را یادداشت کنید تا فراموش نشود.

۹- شروع کن!

من می توانم چیزی را برای همیشه رها کنم. همینطور همیشه کاری برای انجام دادن پیدا می کنم. اما اگر مجبور شوم تا کاری را که فروگذاشته ام، انجام دهم؛ اول یک نفس عمیق می کشم و  بعد به درون کار شیرجه می زنم. برایم مهم نیست که چه قدر به آن مشغول می شوم. گویی خودم را مجبور به دویدن کرده ام، در حالی که به خود دویدن فکر نمی کنم؛ فقط به خودم می گویم: کفش هایت را بپوش و از خانه بزن بیرون.. مابقی به طور طبیعی پیش می آید. فقط شروع کن! آن وقت می بینی که کار خود شروع می شود.

۱۰- لذت انجام

وقتی کاری را با عزم جزم و سریع و مؤثر به پایان می رسانید، لحظه ای را به لذت بردن از انجام این کار اختصاص دهید. می بینید چه حس خوبی است!؟ اگر به خود یک جایزه کوچک هم بدهید، بهتر می شود. البته در خصوص جوایز حواستان باشد، اگر قرار است جایزه شکلات باشد، بهتر است چندین بار در روز تکرار نشود. به انواع مختلفی از جایزه فکر کنید: به انجام کار!

عزم جزم- بخش نخست

همه‌ی ما فقط به خاطر آنکه در حال حاضر حس و حال انجام کار را نداریم، تکالیف و پروژه‌های خود را معوق می گذاریم و برای انجام کاری امروز و فردا می کنیم. البته این حس و حال دلایلی هم دارد: شاید پروژه، شما را ترسانده! شاید نمی دانید از کجای پروژه یا چه طور شروع کنید! شاید هم یک اینرسی سکون شما را از آغاز کردن باز می دارد (من مطمئنم که شما دستِ کم یکی یا همه ی  این حس ها را  تجربه کرده اید)

راه حلی که همیشه جواب داده: کار را به قدم های کوچک تقسیم کنید و همه آن ها را با عزم جزم انجام دهید!

مطمئناً با خود می گویید: «این که واضح است» اما خیلی از مردم همین روش واضح را هم به کار نمی بندند! معمولاً فقط به روزمرگی و یک کار روزانه می چسبند و انجام پروژه را به تعویق میندازند. فکر می کنم حالا احساس می کنید درباره خود شما صحبت می کنم، اگر پاسختان مثبت است، پس این ۱۰ راهنمایی مفید را (که امروز به نیمی از آن می پردازم) امتحان کنید:

۱- تقسیم بندی کار به وظایف کوچک

پروژه ای باید تحویل دهید!؟  فقط هر کار فیزیکی و عملی را در «لیست کارها» قرار دهید و از وارد کردن هر چیز و عناوین کلی پرهیز کنید. اگر هنوز هم از هیبت پروژه می‌ترسید، آن را باز هم خُردتر و خُردتر کنید. مثلاً اگر قرار است مطالعات امکان سنجی و به قول معروف feasibility study انجام دهید، به جای پرداختن به کل، اوّل مقدمه را، یا خلاصه و رئوس کاری که قرار است انجام شود را بنویسید. یا به جای ترسیم کل یک برنامه زمان بندی که باید تحویل کارفرما بدهید، فقط پیش طرح را آماده کنید و فازهای نخست را به کارفرما ارایه کنید، طوفان مغزی به راه بیندازید تا به کمک کارفرما یا پیمانکار مابقی برنامه تکمیل شود، یا اینترنت را جستو کنید (البته زیاد در اینترنت اتلاف وقت نکنید!)

۲- کوچک و کوچک تر

اگر هم‌چنان پروژه به نظرتان بزرگ می رسد، فقط ۱۰ دقیقه با عزم جزم به آن بپردازید! نیازی نیست که آن را به اتمام برسانید، فقط ۱۰ دقیقه با سرعت انفجاری وقت خود را صرف آن کنید. بعد از ۱۰ دقیقه می توانید کار خود را متوقف کنید یا اگر دوست دارید، با همان عزم جزم به کار خود ادامه دهید. همین چند دقیقه شروع و پرداختن به کار خیلی بهتر از موکول کردن آن به آینده است!

۳- یک زمان سنج!

خیلی خوب! حالا که می خواهید در ۱۰ دقیقه کار را سریع و با همّت بلند انجام دهید، پس یک زمان سنج هم بگذارید و بعد شروع کنید! وقتی زمان سنج ایستاد، شما هم دست از کار بکشید. وقتی می خواهید با عجله کار کنید، زمان سنج ها بهترین ابزار شما هستند

۴- حواستان را جمع کنید

تلفن همراهتان را خاموش کنید! میز کارتان را مرتب کنید! از یاهو مسنجر خارج شوید! اگر می خواهید کارتان را با عزم جزم انجام بدهید، پس دیگر نمی توانید به خود اجازه دهید هر ۱۰ ثانیه حواستان پرت شود. وقتی با عزم جزم کار می کنید: یا تمام فکر و ذهن خود را به کار بدهید، یا دیگر با این حال و با این اوضاع کار نکنید!

۵- تمرکز کنید: کار! کار! کار! و فقط کار!

شما دارید با عزم جزم کار می کنید، هر آنچه مزاحمتان شده را از بین برده اید… اما هم چنان وسط کار به سرتان می زند که یک سری هم به ایمیل هایتان بزنید!؟ در برابر این حس، مقاومت کنید! یک بار دیگر به کار برگردید! حالا روی کار متمرکز شوید! تمرکزی خوب است که کارها را به انجام می رساند.

در مطلب بعدی پنج راهکار دیگر برای ایجاد خودانگیختگی را با شما به اشتراک خواهم گذاشت، خوشحال خواهم شد، نظر یا تجربه خود را با من به اشتراک بگذارید.

چگونه هم زمان چند پروژه را اداره کنیم؟- بخش دوّم

یادآوری: در بخش نخست اهمیت انجام چند پروژه برای یک مدیر پروژه یا برنامه ریز را بررسی کردیم، انجام یک پروژه در یک زمان مشخص و تمرکز بر پروژه را به عنوان اوّلین و «آماده باش» برای انجام پروژه را به عنوان دوّمین راهکار اداره کردن چند پروژه به صورت همزمان بر شمردیم؛ دراین بخش سوّمین و چهارمین (آخرین) راهکارها را مطالعه و بررسی می کنیم.


۳- تعیین «نقطه عطف»

برای کارهایی که در نظر گرفته اید، در یک زمان خاص «نقطه عطف» بگذارید.

این نقاط عطف باید بسیار ساده باشند، مثل: “بستن قرارداد آسانسور”، “اتمام پیش نویس برنامه زمان بندی پروژه مسکونی ۲۴ واحدی فرمانیه” یا “پایان دادن به حساب و کتاب ماه گذشته”. این نقاط عطف نباید خیلی دور و دست نیافتنی باشند. لزومی هم ندارد که شما به تمامی آن ها دست پیدا کنید و از عهده ی تمامی آن ها برآیید، این نقاط به شما کمک می کنند تا بدانید از نظر زمانی حدوداً کجای کار هستید، چه کارهایی نیمه تمام مانده و چه قدر تا پایان کدام پروژه مانده است و اگر فرصت دارید، مدتی پروژه را معوق نگه دارید و زمان را صرف به انجام رساندن کارهای نیمه تمام کنید و سپس دوباره به انجام پروژه بپردازید.

اگر بنا به دلایل مختلفی نتوانستید تمام «نقاط عطف» را به انجام برسانید، مشکلی نیست، فقط به خاطر داشته باشید که آن ها را نیمه کاره رها نکنید، به خصوص نقاطی که مهم و در ادامه و روند پروژه تأثیر گذارند. مثلاً اگر در مرحله “کف سازی” هستید: عدم “اصلاح لوله های تاسیسات” پس از اجرای کف سازی و چه بسا در مرحله بهره برداری مشکلاتی را به وجود خواهد آورد. مثلِ این می ماند که شیشه ی شکسته پنجره خانه تان را تعویض نکنید و سرگرم گرد و غبار روبی خانه شوید.


۴- تمام کننده باشید!

هر پروژه ای باید به پایان برسد و سرانجامی داشته باشد. “پایان” یک بخش از چرخه ی عمر هر پروژه است. مهم ترین چیزی که شما باید بدانید آن است که کـِی پروژه ی شما واقعاً به پایان می رسد و نقطه ی پایانی پروژه ی شما کجاست. برخی از پروژه ها برای مدت زیادی شما را درگیر خود می کنند. تا زمانی که فعالیتی از پروژه باقی مانده باشد، مورد نگران کننده ای وجود ندارد؛ اما اگر پروژه بنا به دلایلی به نقطه پایانی خود نرسد، تحمل شرایط دشوار می شود.

موارد زیر هر یک، یکی از نمونه هایی اند که پایان یافتن پروژه را با مشکل مواجه می کنند: تصمیم گیری در خصوص نهایی ساختن پروژه صورت نمی گیرد، مشتری یا کارفرمای شما ثبات رأی ندارد و نظر خود را در خصوص دکوراسیون داخلی دائماً تغییر می دهد. آن وقت است که پروژه در مثـَل تبدیل می شود به اضافه وزنی که هر کاری می کنید از شرّش خلاص شوید، هیچ اتفاقی برایش نمی افتد: اینجاست که شما باید تمام کننده باشید! سبک، سنگین کنید و تصمیم نهایی را بگیرید!

پایان دادن به پروژه یک امر انجام شدنی است. کاری که انجام می شود معمولاً منجر به ایجاد خروجی می شود، این خروجی شما و در نهایت مشتری شما را خرسند می کند و در پایان همه از انجام آن راضی هستند. همین طور پولی که به سمت شما هدایت می شود یک ارزش افزوده بسیار خوشایند است. از همه مهم تر، شما پرونده ی یک پروژه را بسته اید و می توانید با فراغ بال به سراغ پروژه ی بعدی بروید. همیشه کارهای جدید یا ناتمام یا پروژه های قدیمی وجود دارند که تمرکز بسیار زیاد شما را می طلبند. بنابراین تلاش کنید تا پروژه های قدیمی که هنوز بسته نشده اند، سر و سامان بدهید و هر کاری که شروع می کنید، به اتمام برسانید.
شاید تمامی این مطالبی که در این مقاله به آن ها اشاره شد، به نظرتان ساده بیاید، ولی مدتی طول کشید تا من به استفاده ازین راهکارها عادت کنم. من همیشه با کارهایی که باید انجام می شدند و هنوز ناتمام بودند رو به رو می شدم، حالا با این راهکارها (تمرکز، آمادگی، تعیین نقطه عطف و تمام کردن) اوضاع بهتری پیدا کرده ام. وقتی پروژه های بیشتری دارید که مایلید آن ها را سریع تر به اتمام و به انجام برسانید، این راهکارها دستِ کم به شما کمک می کنند تا فرایند تکمیل پروژه را سرعت بخشیده و مؤثرتر آن را تمام کنید.

همچنان مشتاق شنیدن اندیشه ها و نظرات شما هستم.

چگونه هم زمان چند پروژه را اداره کنیم؟- بخش نخست

با یاد و سپاس از دوستان عزیزم در پونیشا، آنچه در پیشرو مطالعه می کنید مقاله ای است که در بهمن ماه ۹۰ در بخش “خوب است بدانید” به نشر رسانده بودم.

معمولاً این امکان وجود دارد که شما به عنوان یک برنامه ریز و مسئول کنترل پروژه در یک زمان مشغول به انجام چندین پروژه باشید: روی پروژه های متفاوت کار می کنید، به تماس های تلفنی مشتریان مختلف رسیدگی می کنید یا به تغییر و اصلاح برنامه‌ها و درج کار انجام شده می پردازید

اداره بیش از یک پروژه برای من و شما طبیعی به نظر می رسد. بدون در نظر گرفتن کارهایی که برای دوستانم انجام می دهم یا قرار ملاقات های کاری که دارم؛ من همیشه دست ِ کم هم زمان بر روی دو پروژه کار می کنم. دقت داشته باشید که من نوشتن پیش نویس ها، نگهداری حساب و کتاب ها (یا به اصطلاح حسابداری) و پاسخ به ای-میل ها و تماس های مشتریان را جزو کارهای خودم محاسبه نکرده ام.

آیا باید گله و شکایت کنم؟ نه! این انتخاب خود من است. من می توانستم در هر دوره زمانی مشخص، تنها برای یک کارفرما و روی یک پروژه کار کنم، اما چه مزیتی دارد؟ مهم این است که یاد بگیرم چگونه تعهدات خود را اداره کنم. دوازده سال پیش که برنامه ریزی و کنترل پروژه را شروع کردم، تمام وقت برای یک مشتری کار می کردم. یعنی ۸ ساعت تمام در یک روز، بنابرین زمانی برای انجام پروژه های دیگر نداشتم.

اما درین چند ماه اخیر وضعیت فرق کرده است! در حال حاضر خودم را درگیر تعهدات و پروژه های مختلفی کرده ام. بیشتر وقتم صرف نوشتن و سایر امور مربوط می شود و نیاز دارم تا یک استراتژی مناسب برای رویارویی با این وضعیت جدید به منظور افزایش کارآیی و بهره وری خود داشته باشم تا تعدد تعهدات، به من و شخصیت حرفه ای َم آسیبی نرساند.

بی شک این امر نیازمند برنامه ریزی و آمادگی شماست. در این مقاله به ارائه ۴ راهکار جهت اداره کردن هم زمان چند پروژه می پردازیم. در بخش نخست زمان بندی و آماده سازی را مورد بررسی قرار می دهیم و ۲ راهکار باقی مانده را در مقاله ی بعدی مطالعه می کنیم.

۱- انجام یک پروژه در یک زمان

تعجب کردید؟ گمان بردید که برخلاف گفته های خودم، به شما پیشنهاد داده ام؟ اما آن چه مدّ نظر من است فقط کمی متفاوت است: در یک مدت زمان معین، فقط بر روی یک پروژه کار کنید. این که چه قدر زمان می گذارید مهم نیست، مهم زمانی است که بدون اضطراب بر روی یک کار تمرکز کنید.

رها کردن اطلاعات، سوابق و مشکلات پروژه جاری و آغاز کردن پروژه دیگر در عرض تنها چند دقیقه کار ساده ای نیست. تمرکز بر حجم زیادی از اطلاعات و یافتن اینکه قبلاً تا کجای کار را انجام داده و پیش برده اید هم آسان نیست. به نظرَم بی معنی می آید که ذهن و مغزتان را مجبور کنید یک باره از پروژه ای به پروژه ای دیگر حرکت کند، بنابراین در یک زمان معین فقط روی یک پروژه کار کنید و تا زمان شروع پروژه بعدی؛ یک استراحت کوتاه کنید، یک کار متفاوت کنید: یک پیاده روی کوتاه بروید؛ به هر روی، کاری کنید که ذهنتان را رها کند.

متأسفانه نمی توان مواردی از قبیل ای-میل ها یا تماس های تلفنی را که در طول روز و طی کار موجب حواس‌پرتی ما می شوند را به کل خاموش یا از میان برداریم. البته از آن جا که ای-میل ها نیاز به پاسخ فوری ندارند، شما می توانید زمان یا ساعت مشخصی را برای رسیدگی و پاسخ به کل آن ها در نظر بگیرید.

اما در خصوص پاسخگویی به تماس های تلفنی نمی توانم بگویم که به سادگی عدم بررسی ای-میل هاست. به شما پیشنهاد می کنم به تماس های تلفنی پاسخگو باشید و وقتی مشتری و یا کارفرما کاری را از شما درخواست کرد، زمانی را برای انجام آن درخواست تنظیم کنید. بعضی وقت ها مشتری از شما می خواهد که سریعاً کاری را برای او انجام دهید، اغلب اوقات شما می توانید انجام آن را برای یک یا دو روز به تعویق بیندازید و این مستلزم این است که شما با یک برنامه ریزی دقیق و منظم بدانید چه زمانی می توانید کار درخواست شده را به انجام برسانید و به جای تعهد سریع کار، نزدیک ترین زمان ممکن برای انجام آن را به اطلاع مشتری برسانید.

پس: این بار که تماس ها حواس شما را به خود معطوف کرد، پس از پاسخگویی و تنظیم زمان انجام موارد درخواستی، دوباره به همان کار خود برگردید.


۲- آماده باشید

تمام اطلاعاتی که برای انجام پروژه نیاز دارید مهیا کنید. اگر شما خود شخصاً گانت چارت را تهیه می کنید، مشخصات WBS یا گزارش انجام کار را مطالعه کنید. هر آنچه که مربوط به پروژه قبلی است ببندید و هر آنچه که برای انجام این پروژه نیاز دارید، آماده کرده و در دسترس خود قرار دهید و سپس کار را شروع کنید. فهرستی از آنچه که باید انجام دهید، تهیه کنید؛ با این کار خودتان را مجبور می کنید تا به کاری که می خواهید انجام دهید، بیندیشید و هر اطلاعاتی که مورد نیاز شماست را فراهم کرده و نه تنها هر گام، بلکه گام بعدی آن را پیش بینی کنید.

در مطلب بعدی که دو راهکار دیگر برای برنامه ریزی و کنترل پروژه خواهد بود، خوشحال خواهم شد، نظر یا تجربه خود را با من به اشتراک بگذارید.