با یاد و سپاس از دوستان عزیزم در پونیشا، آنچه در پیشرو مطالعه می کنید مقاله ای است که در بهمن ماه 90 در بخش “خوب است بدانید” به نشر رسانده بودم.
معمولاً این امکان وجود دارد که شما به عنوان یک برنامه ریز و مسئول کنترل پروژه در یک زمان مشغول به انجام چندین پروژه باشید: روی پروژه های متفاوت کار می کنید، به تماس های تلفنی مشتریان مختلف رسیدگی می کنید یا به تغییر و اصلاح برنامهها و درج کار انجام شده می پردازید
اداره بیش از یک پروژه برای من و شما طبیعی به نظر می رسد. بدون در نظر گرفتن کارهایی که برای دوستانم انجام می دهم یا قرار ملاقات های کاری که دارم؛ من همیشه دست ِ کم هم زمان بر روی دو پروژه کار می کنم. دقت داشته باشید که من نوشتن پیش نویس ها، نگهداری حساب و کتاب ها (یا به اصطلاح حسابداری) و پاسخ به ای-میل ها و تماس های مشتریان را جزو کارهای خودم محاسبه نکرده ام.
آیا باید گله و شکایت کنم؟ نه! این انتخاب خود من است. من می توانستم در هر دوره زمانی مشخص، تنها برای یک کارفرما و روی یک پروژه کار کنم، اما چه مزیتی دارد؟ مهم این است که یاد بگیرم چگونه تعهدات خود را اداره کنم. دوازده سال پیش که برنامه ریزی و کنترل پروژه را شروع کردم، تمام وقت برای یک مشتری کار می کردم. یعنی ۸ ساعت تمام در یک روز، بنابرین زمانی برای انجام پروژه های دیگر نداشتم.
اما درین چند ماه اخیر وضعیت فرق کرده است! در حال حاضر خودم را درگیر تعهدات و پروژه های مختلفی کرده ام. بیشتر وقتم صرف نوشتن و سایر امور مربوط می شود و نیاز دارم تا یک استراتژی مناسب برای رویارویی با این وضعیت جدید به منظور افزایش کارآیی و بهره وری خود داشته باشم تا تعدد تعهدات، به من و شخصیت حرفه ای َم آسیبی نرساند.
بی شک این امر نیازمند برنامه ریزی و آمادگی شماست. در این مقاله به ارائه ۴ راهکار جهت اداره کردن هم زمان چند پروژه می پردازیم. در بخش نخست زمان بندی و آماده سازی را مورد بررسی قرار می دهیم و ۲ راهکار باقی مانده را در مقاله ی بعدی مطالعه می کنیم.
تعجب کردید؟ گمان بردید که برخلاف گفته های خودم، به شما پیشنهاد داده ام؟ اما آن چه مدّ نظر من است فقط کمی متفاوت است: در یک مدت زمان معین، فقط بر روی یک پروژه کار کنید. این که چه قدر زمان می گذارید مهم نیست، مهم زمانی است که بدون اضطراب بر روی یک کار تمرکز کنید.
رها کردن اطلاعات، سوابق و مشکلات پروژه جاری و آغاز کردن پروژه دیگر در عرض تنها چند دقیقه کار ساده ای نیست. تمرکز بر حجم زیادی از اطلاعات و یافتن اینکه قبلاً تا کجای کار را انجام داده و پیش برده اید هم آسان نیست. به نظرَم بی معنی می آید که ذهن و مغزتان را مجبور کنید یک باره از پروژه ای به پروژه ای دیگر حرکت کند، بنابراین در یک زمان معین فقط روی یک پروژه کار کنید و تا زمان شروع پروژه بعدی؛ یک استراحت کوتاه کنید، یک کار متفاوت کنید: یک پیاده روی کوتاه بروید؛ به هر روی، کاری کنید که ذهنتان را رها کند.
متأسفانه نمی توان مواردی از قبیل ای-میل ها یا تماس های تلفنی را که در طول روز و طی کار موجب حواسپرتی ما می شوند را به کل خاموش یا از میان برداریم. البته از آن جا که ای-میل ها نیاز به پاسخ فوری ندارند، شما می توانید زمان یا ساعت مشخصی را برای رسیدگی و پاسخ به کل آن ها در نظر بگیرید.
اما در خصوص پاسخگویی به تماس های تلفنی نمی توانم بگویم که به سادگی عدم بررسی ای-میل هاست. به شما پیشنهاد می کنم به تماس های تلفنی پاسخگو باشید و وقتی مشتری و یا کارفرما کاری را از شما درخواست کرد، زمانی را برای انجام آن درخواست تنظیم کنید. بعضی وقت ها مشتری از شما می خواهد که سریعاً کاری را برای او انجام دهید، اغلب اوقات شما می توانید انجام آن را برای یک یا دو روز به تعویق بیندازید و این مستلزم این است که شما با یک برنامه ریزی دقیق و منظم بدانید چه زمانی می توانید کار درخواست شده را به انجام برسانید و به جای تعهد سریع کار، نزدیک ترین زمان ممکن برای انجام آن را به اطلاع مشتری برسانید.
پس: این بار که تماس ها حواس شما را به خود معطوف کرد، پس از پاسخگویی و تنظیم زمان انجام موارد درخواستی، دوباره به همان کار خود برگردید.
تمام اطلاعاتی که برای انجام پروژه نیاز دارید مهیا کنید. اگر شما خود شخصاً گانت چارت را تهیه می کنید، مشخصات WBS یا گزارش انجام کار را مطالعه کنید. هر آنچه که مربوط به پروژه قبلی است ببندید و هر آنچه که برای انجام این پروژه نیاز دارید، آماده کرده و در دسترس خود قرار دهید و سپس کار را شروع کنید. فهرستی از آنچه که باید انجام دهید، تهیه کنید؛ با این کار خودتان را مجبور می کنید تا به کاری که می خواهید انجام دهید، بیندیشید و هر اطلاعاتی که مورد نیاز شماست را فراهم کرده و نه تنها هر گام، بلکه گام بعدی آن را پیش بینی کنید.
در مطلب بعدی که دو راهکار دیگر برای برنامه ریزی و کنترل پروژه خواهد بود، خوشحال خواهم شد، نظر یا تجربه خود را با من به اشتراک بگذارید.