در قسمت قبلی به 5 راهکار اشاره کردیم که برای مدیریت و رهبری موثر سازمان اشاره کردیم. در ادامه 5 راهکار دیگر را بررسی میکنیم.
هیچ کس کامل نیست! بهترین رهبرها میدانند کجا به کمک نیاز دارند؛ همچنین میدانند که این کمک را کجا میتوانند پیدا کنند. بنابراین یک “مشاور” و یا یک “مربی” داشته باشید. کسی که بتوانید با اعتماد به او در مواقع سخت، از عهده امور برآیید و تفاوت استفاده از مشورت را دریابید.
در حالی که بسیاری از مردم معتقدند که احساسات را باید از مسائل مربوط به کسب و کار دور نگه داشت، فراموش نکنید که در نهایت کسب و کار ارتباط میان مردم است. برای آنکه این ارتباط طولانی مدت باشد، نیاز دارید تا از نظر هوش هیجانی فعال باشید: نسبت به نقطه نظرات و زمینههای مختلف حساس باشید. فراموش نکنید وقتی قرار است با مغز خود کسب و کار را هدایت کنید، به یک قلب نیز نیاز دارید.
همه اشتباه میکنند، اما برخی از آنها قابل پیش گیری هستند. پیش از آنکه دچار مشکلات رایج مدیریت و کسب و کار شوید، همواره مراقب آنها باشید. به قول معروف: پیشگیری بهتر از درمان است.
به قولِ معروف: کسی که از تاریخ چیزی یاد نگیرد، محکوم به تجربه آن است. تاریخ مملو از نمونههای موفق و ناموفقی از تجربیات مدیریتی است. ببینید کسب و کارها چه طور موفق شدهاند و یا کسب و کارهایی که دچار بحران و رسوایی مالی شدهاندهمه جا نکاتی برای یادآوری هست.
رهبران بزرگ –در حقیقت مردمان بزرگ- به طور مداوم در حال یادگیری هستند و همیشه در تلاش هستند تا خود را ارتقاء دهند. همیشه کاری برای انجام دادن و چیزی برای یاد گرفتن هست. همیشه ذهن خود را به روی ایدهها و فرصتهای جدید باز نگه دارید.
صادقانه بگویم: یک مدیر و رهبرِ سازمانِ خوب بودن به همین راحتی نیست! در پیشِ رو تلاش نمودهام: ده راهکار عملی برای تبدیل شدن به مدیر و رهبری الهامبخش و تاثیرگذار ارایه کنم. برخی از این راهکارها در نگاه نخست ابتدایی به نظر رسیده و بیشتر شبیهِ یادآوری میمانند و برخی نیز شاید نکاتی است که تا به حال به آن نپرداختهاید. به هر روی! این شما و این بخشِ نخستِ 10 راهکار برای مدیریت و رهبری موثر سازمان!
اگر میخواهید شما ر به عنوانِ مدیر و رهبر خوبی بشناسند، مردِ عمل باشید. اگر توقع دارید کارمندان شما وقتشناس باشند، نه تنها سروقت که حنی زودتر از آنها در محلِ کار حاضر باشید. اگر توقع رفتار حرفهای از کارکنان خود دارید، پوشش مناسب داشته باشید و در برخورد با هر فردی حسن نیت و رفتار حرفهای نشان دهید. خودتان نمونه کامل انسانیِ فضایی باشید که دوست دارید بر کسب و کار شما، حاکم باشد.
رهبری و ریاست با هم متفاوت هستند. اگرچه هر دو پاسخگو و مسئول هستند، اما عموماً یک رهبر کانون توجهها را معطوف به خود نمیکند و به سایر ذینفعان نیز ارزش و اعتبار میبخشد. شاید خلاف این به نظر برسد، اما: در مقایسه با غرور (بهتر است از اعتماد به نفسِ کاذب نام ببریم)، فروتنی اعتماد بیشتری جلب میکند. مطمئن باشید کارمندان و مشتریانِ شما، قدرِ تواضع شما را میدانند.
چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفهای، ارتباط موثر ضروری است. رهبران بزرگ همواره اطمینان حاصل میکنند که فرامین ِشان شنیده شده و موردِ پذیرش قرار گرفته است، آنها همچنان میدانند که باید شنونده خوی باشند. ارتباطات یک خیابانِ دو طرفه است که وقتی از آن بهرهمند میشوید، سازمان شما به جای درجا زدن مستقیم رو به جلو حرکت میکند.
همه میدانیم که وقت، طلاست! بنابراین در طول جلسات از امور بیفایده و کسانی که با صحبتهای بیمورد موجب اتلاف وقت میشوند اجتناب کنید. اگر به نیروهای خود اطمینان دارید، نیازی نیست که وقت خود را در جلسات صرف دخالت در جزییات امور کنید. در صورت رعایت این موارد جلساتِ روان و پُرباری خواهید داشت.
حتی مهربانترین و دلسوزترین مدیران و رهبران هم محدودیتهایی دارند. خطوط قرمز فردی و سازمانی را مشخص کنید و به آنها پایبند باشید. اینکه نیروهای شما بدانند نسبت به چه مواردی حساس هستید و انجام چه اموری را بر نمیتابید، منجر میشود پیش از آن که دست به کاری زنند که موجب ناراحتی شما شوند؛ خطوط قرمز شما را رعایت کنند. رعایت مرزهای روشن از سرخوردگی و سردرگمی در سازمان جلوگیری میکند.
هفته آینده به ادامه مقاله و 5 راهکار بعدی خواهم پرداخت.
بدونِ شک به عنوان بخش مهمی از فعالیت حرفهای باید خودتان را به بازار معرفی کنید، به دیگر سخن: «خود را بازاریابی کنید.» راههای زیادی برای شناسایی و دستیابی به مشتری جدید و همچنین شناساندن خودتان به آنها وجود دارد. برای بعضی از آن ها باید هزینههای قابل توجهی بپردازید و برخی نیاز به صرف هزینه ندارند.
در این مقاله 6 راه برای شناساندن شما به بازار کار معرفی میکنم، 6 روش کم هزینه و سودمند که البته نام شما را تبدیل به یک نشان تجاری و برند میکند.
مطمئناً میگویید: «خوب این که واضح است!» اما بسیاری از مردم این فرصت استثنائی برای شهرت یافتن را به سادگی از دست میدهند. وبلاگ نویسی برای خودتان یا نوشتن در وبلاگ دیگران نباید خیلی شخصی باشد. برای موارد شخصی و مسائل خصوصی یک وبلاگ جداگانه درست کنید. برای نشان دادن مهارتهای حرفهای خود، در خصوص مسائل تخصصی خود بنویسید، کارهای روزمره خود را در وبلاگ یادداشت کنید و مشکلاتی که با آن ها درگیر بودهاید را پُست کنید. اگر شما در حل مسأله یا مشکلی موفق باشید با نوشتن آن در یک وبلاگ به دیگران این شانس را میدهید که از تجربیات شما استفاده کنند.
می توان گفت به عنوان یک مدیر، یک کارشناس و در کوتاه سخن یک حرفهای، کار شما روبه رو شدن با مشکلات کوچک و بزرگ و حل آنهاست و با نوشتن تجربیات خود در قالب وبلاگ، مشتریان بالقوه با مطالعه آنها، به شما اطمینان کرده و برای پروژههای خود شما را انتخاب میکنند، چون میبینند: از عهده حل مشکلات برآمدهاید.
وبلاگ نویسی به مشتری نشان میدهد، شما در خصوص کارتان همّت به خرج میدهید.
معمولاً افراد در گروههای کاری و تخصصی دور هم جمع میشوند تا در خصوص علاقهمندیهای خود بحث و گفتگو کنند. مسلماً در اطراف خود گروههایی را میشناسید که از متخصصان تشکیل شده است، مانند باشگاه دانشآموختگان و اساتید مهندسی صنایع (دوام) که در زمینه علاقه و توجه به مفاهیم مهندسی صنایع با هم اشتراک دارند.
وقتی به جلسات این گروهها میروید، فقط بر روی صندلی ننشینید! هر از چند گاهی با یک موضوع کلی یک ارائه داشته باشید، با دیگر اعضاء بحث و معاشرت کنید. یک گروه کاری مکان مناسبی برای ملاقات با سایر متخصصان و حرفهایهاست و موجب گسترش شبکههای ارتباطی شما میشود. با شراکت در مباحث و گفتگوها، ارزشهای خود را پرزنت کنید. مطمئناً افرادی هستند که در جستجوی نیروی کمکی میگردند یا گاهی پروژهای به آنها پیشنهاد میشود، سرشان شلوغ است و دنبال دوستی قابل اعتمادی میگردند تا پروژه را به او واگذار کنند، اینجاست که اگر حضور فعال و تأثیرگذار در گروه های کاری داشته باشید، این شانس را دارید که یک کارفرما یا یک همکار در این مواقع نام شما را به خاطر بیاورند.
اگر هنوز با اساتید روزگار دانشجویی خود در تماس هستید، با آن ها تماس بگیرید؛ هم یادی از ایام گذشته است و هم از آنها بخواهید برای شما ترتیب برگزاری یک سخنرانی در دانشگاه را بدهند. تجربههای واقعی زندگی معمولاً در خلال سخنرانی های تئوری دانشگاهی به دست می آیند.
در سخنرانی های خود برای دانشجویان از مزایای کارتان بگویید، از تأثیر کار بر زندگیتان و با اضافه کردن داستانهایی در خصوص کار و مشتریانتان به آن هیجان بدهید تا فقط یک سخنرانی خشک و ادبی نباشد. مسلماً محل ملاقات شما با مشتریانتان سالن سخنرانی نیست، ولی استاد شما حتماً شبکه ای از دوستان و آشنایان و همچنین پروژههایی در دست اقدام دارند. سوای این، سخنرانی در دانشگاه به اعتبار و ارزش رزومه کاری شما میافزاید.
وقتی در یک سخنرانی شرکت میکنید، فرقی نمیکند به عنوان یک سخنران حضور داشتهاید یا صرفاً یک شرکت کننده بودهاید؛ یا وقتی در گروههای تخصصی حضور مییابید، مطمئناً دوست جدیدی پیدا میکنید، شاید با همکار یا فرد تازهای که در آینده کارفرما شما خواهد شد، آشنا میشوید. مسلماً رها کردن این ارتباطات جدید منطقی نیست! خندهدار است اگر هنوز «بیزینس کارت» طراحی نکردهاید یا بدون همراه داشتن آن به جمع تازهای وارد میشوید. در یک کلام: یک «بیزینس کارت» طراحی و چاپ کنید و همیشه چندتایی در جیب خود داشته باشید.
وبلاگ نویسی و سخنرانی از شما چهرهای حرفهای میسازد. در صورتی که در بازار حرفهای صحیح گام بردارید، رفته رفته در جمعهای حرفه ای مطرح می شوید و چهرهای اجتماعی به خود میگیرید. بنابرین برای سوالات، رفع اشکال و مشاوره در ابتدا دوستان، همکاران -و شاید- رقبا به سراغ شما میآیند. هر چند پاسخگویی و رفع اشکال وقت گیر و گاهی خسته کننده است و در برخی موارد در انجام برنامههای زمانبندی شده شما خلل ایجاد می کند، اما به خاطر داشته باشید: نخست این شما بودهاید که با حضور حرفه ای و اجتماعی خود، توجه ها را به خود جلب نمودهاید و دوم این توجه ها خود نشان اعتماد سایرین به شماست! پیش ازین به این نکته اشاره کرده بودم که اعتماد برای یک حرفه ای یک سرمایه است، پس خوشحال باشید.
اگر مانند من میان پستهای وبلاگ فاصله زمانی چندین و چند روزه است، اگر امروز در جمعی حاضر می شوید و تا مدت ها غیبت می کنید، اگر تعداد سخنرانی ها و مقالات شما در چند سال از یک یا دو عدد بیشتر نشود. فعالیت حرفهای را ببوسید و کناری بگذارید. به خاطر داشته باشید: پیگیری، تداوم و مداومت حرف اوّل و آخر را میزند! به قول معروف: رهرو ان نیست، گهی تند و گهی خسته رود.. رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.
در مقاله پیشین ۵ راهکار برای کار با عزم جزم و سریع و فوری برشمردیم، حالا بقیه موارد را با هم بررسی می کنیم:
وقتی زمان کافی برای انجام امور فعالیت های بزرگ پروژه را ندارید، زمان های فی مابین فعالیت های مختلف بهترین انتخاب برای فعالیت های سریع وانفجاری است. اگر ۵ تا ۱۰ دقیقه ی دیگر جلسه ی کاری شما شروع می شود، چه بهتر که در این زمان یکی از پیش نویس هایی که برای برنامه بعدی آماده کرده اید متمرکز شوید!
همیشه فهرستی از کارهای سریعی که می توانید انجام دهید با خود داشته باشید. بنابراین در هر زمانی که فرصتی برای انجام امور سریع و فوری پیدا کردید، فقط از میان این فهرست یکی را انتخاب کنید و انجامش دهید و وقتی به اتمام رسید با طیب خاطر و خرسندی کامل خط بطلان به روی آن بکشید.
با عزم جزم یک کار را به اتمام برسانید، این کار تمام شد؟ آن را به عنوان فعالیت انجام شده مشخص کردید؟ بسیار خوب! فراموش نکنید که بعد از اتمام هر فعالیتی قدم بعدی را یادداشت کنید. اگر ده دقیقه از یکی از تعهدات خود را انجام داده اید، فراموش نکنید به محض اتمام اوّلی ۱۰ دقیقه ی بعدی آن را نیز در فهرست خود ثبت کنید. تا زمانی که به تعهدات خود عمل نکرده اید و آن را به اتمام نرسانده اید، حالا با عزم جزم بیشتر به سراغ فعالیت بعدی بروید. همیشه بعد از هر قدم، قدم بعدی را یادداشت کنید تا فراموش نشود.
من می توانم چیزی را برای همیشه رها کنم. همینطور همیشه کاری برای انجام دادن پیدا می کنم. اما اگر مجبور شوم تا کاری را که فروگذاشته ام، انجام دهم؛ اول یک نفس عمیق می کشم و بعد به درون کار شیرجه می زنم. برایم مهم نیست که چه قدر به آن مشغول می شوم. گویی خودم را مجبور به دویدن کرده ام، در حالی که به خود دویدن فکر نمی کنم؛ فقط به خودم می گویم: کفش هایت را بپوش و از خانه بزن بیرون.. مابقی به طور طبیعی پیش می آید. فقط شروع کن! آن وقت می بینی که کار خود شروع می شود.
وقتی کاری را با عزم جزم و سریع و مؤثر به پایان می رسانید، لحظه ای را به لذت بردن از انجام این کار اختصاص دهید. می بینید چه حس خوبی است!؟ اگر به خود یک جایزه کوچک هم بدهید، بهتر می شود. البته در خصوص جوایز حواستان باشد، اگر قرار است جایزه شکلات باشد، بهتر است چندین بار در روز تکرار نشود. به انواع مختلفی از جایزه فکر کنید: به انجام کار!
همهی ما فقط به خاطر آنکه در حال حاضر حس و حال انجام کار را نداریم، تکالیف و پروژههای خود را معوق می گذاریم و برای انجام کاری امروز و فردا می کنیم. البته این حس و حال دلایلی هم دارد: شاید پروژه، شما را ترسانده! شاید نمی دانید از کجای پروژه یا چه طور شروع کنید! شاید هم یک اینرسی سکون شما را از آغاز کردن باز می دارد (من مطمئنم که شما دستِ کم یکی یا همه ی این حس ها را تجربه کرده اید)
راه حلی که همیشه جواب داده: کار را به قدم های کوچک تقسیم کنید و همه آن ها را با عزم جزم انجام دهید!
مطمئناً با خود می گویید: «این که واضح است» اما خیلی از مردم همین روش واضح را هم به کار نمی بندند! معمولاً فقط به روزمرگی و یک کار روزانه می چسبند و انجام پروژه را به تعویق میندازند. فکر می کنم حالا احساس می کنید درباره خود شما صحبت می کنم، اگر پاسختان مثبت است، پس این ۱۰ راهنمایی مفید را (که امروز به نیمی از آن می پردازم) امتحان کنید:
پروژه ای باید تحویل دهید!؟ فقط هر کار فیزیکی و عملی را در «لیست کارها» قرار دهید و از وارد کردن هر چیز و عناوین کلی پرهیز کنید. اگر هنوز هم از هیبت پروژه میترسید، آن را باز هم خُردتر و خُردتر کنید. مثلاً اگر قرار است مطالعات امکان سنجی و به قول معروف feasibility study انجام دهید، به جای پرداختن به کل، اوّل مقدمه را، یا خلاصه و رئوس کاری که قرار است انجام شود را بنویسید. یا به جای ترسیم کل یک برنامه زمان بندی که باید تحویل کارفرما بدهید، فقط پیش طرح را آماده کنید و فازهای نخست را به کارفرما ارایه کنید، طوفان مغزی به راه بیندازید تا به کمک کارفرما یا پیمانکار مابقی برنامه تکمیل شود، یا اینترنت را جستو کنید (البته زیاد در اینترنت اتلاف وقت نکنید!)
اگر همچنان پروژه به نظرتان بزرگ می رسد، فقط ۱۰ دقیقه با عزم جزم به آن بپردازید! نیازی نیست که آن را به اتمام برسانید، فقط ۱۰ دقیقه با سرعت انفجاری وقت خود را صرف آن کنید. بعد از ۱۰ دقیقه می توانید کار خود را متوقف کنید یا اگر دوست دارید، با همان عزم جزم به کار خود ادامه دهید. همین چند دقیقه شروع و پرداختن به کار خیلی بهتر از موکول کردن آن به آینده است!
خیلی خوب! حالا که می خواهید در ۱۰ دقیقه کار را سریع و با همّت بلند انجام دهید، پس یک زمان سنج هم بگذارید و بعد شروع کنید! وقتی زمان سنج ایستاد، شما هم دست از کار بکشید. وقتی می خواهید با عجله کار کنید، زمان سنج ها بهترین ابزار شما هستند
تلفن همراهتان را خاموش کنید! میز کارتان را مرتب کنید! از یاهو مسنجر خارج شوید! اگر می خواهید کارتان را با عزم جزم انجام بدهید، پس دیگر نمی توانید به خود اجازه دهید هر ۱۰ ثانیه حواستان پرت شود. وقتی با عزم جزم کار می کنید: یا تمام فکر و ذهن خود را به کار بدهید، یا دیگر با این حال و با این اوضاع کار نکنید!
شما دارید با عزم جزم کار می کنید، هر آنچه مزاحمتان شده را از بین برده اید… اما هم چنان وسط کار به سرتان می زند که یک سری هم به ایمیل هایتان بزنید!؟ در برابر این حس، مقاومت کنید! یک بار دیگر به کار برگردید! حالا روی کار متمرکز شوید! تمرکزی خوب است که کارها را به انجام می رساند.
در مطلب بعدی پنج راهکار دیگر برای ایجاد خودانگیختگی را با شما به اشتراک خواهم گذاشت، خوشحال خواهم شد، نظر یا تجربه خود را با من به اشتراک بگذارید.
یادآوری: در بخش نخست اهمیت انجام چند پروژه برای یک مدیر پروژه یا برنامه ریز را بررسی کردیم، انجام یک پروژه در یک زمان مشخص و تمرکز بر پروژه را به عنوان اوّلین و «آماده باش» برای انجام پروژه را به عنوان دوّمین راهکار اداره کردن چند پروژه به صورت همزمان بر شمردیم؛ دراین بخش سوّمین و چهارمین (آخرین) راهکارها را مطالعه و بررسی می کنیم.
برای کارهایی که در نظر گرفته اید، در یک زمان خاص «نقطه عطف» بگذارید.
این نقاط عطف باید بسیار ساده باشند، مثل: “بستن قرارداد آسانسور”، “اتمام پیش نویس برنامه زمان بندی پروژه مسکونی 24 واحدی فرمانیه” یا “پایان دادن به حساب و کتاب ماه گذشته”. این نقاط عطف نباید خیلی دور و دست نیافتنی باشند. لزومی هم ندارد که شما به تمامی آن ها دست پیدا کنید و از عهده ی تمامی آن ها برآیید، این نقاط به شما کمک می کنند تا بدانید از نظر زمانی حدوداً کجای کار هستید، چه کارهایی نیمه تمام مانده و چه قدر تا پایان کدام پروژه مانده است و اگر فرصت دارید، مدتی پروژه را معوق نگه دارید و زمان را صرف به انجام رساندن کارهای نیمه تمام کنید و سپس دوباره به انجام پروژه بپردازید.
اگر بنا به دلایل مختلفی نتوانستید تمام «نقاط عطف» را به انجام برسانید، مشکلی نیست، فقط به خاطر داشته باشید که آن ها را نیمه کاره رها نکنید، به خصوص نقاطی که مهم و در ادامه و روند پروژه تأثیر گذارند. مثلاً اگر در مرحله “کف سازی” هستید: عدم “اصلاح لوله های تاسیسات” پس از اجرای کف سازی و چه بسا در مرحله بهره برداری مشکلاتی را به وجود خواهد آورد. مثلِ این می ماند که شیشه ی شکسته پنجره خانه تان را تعویض نکنید و سرگرم گرد و غبار روبی خانه شوید.
هر پروژه ای باید به پایان برسد و سرانجامی داشته باشد. “پایان” یک بخش از چرخه ی عمر هر پروژه است. مهم ترین چیزی که شما باید بدانید آن است که کـِی پروژه ی شما واقعاً به پایان می رسد و نقطه ی پایانی پروژه ی شما کجاست. برخی از پروژه ها برای مدت زیادی شما را درگیر خود می کنند. تا زمانی که فعالیتی از پروژه باقی مانده باشد، مورد نگران کننده ای وجود ندارد؛ اما اگر پروژه بنا به دلایلی به نقطه پایانی خود نرسد، تحمل شرایط دشوار می شود.
موارد زیر هر یک، یکی از نمونه هایی اند که پایان یافتن پروژه را با مشکل مواجه می کنند: تصمیم گیری در خصوص نهایی ساختن پروژه صورت نمی گیرد، مشتری یا کارفرمای شما ثبات رأی ندارد و نظر خود را در خصوص دکوراسیون داخلی دائماً تغییر می دهد. آن وقت است که پروژه در مثـَل تبدیل می شود به اضافه وزنی که هر کاری می کنید از شرّش خلاص شوید، هیچ اتفاقی برایش نمی افتد: اینجاست که شما باید تمام کننده باشید! سبک، سنگین کنید و تصمیم نهایی را بگیرید!
پایان دادن به پروژه یک امر انجام شدنی است. کاری که انجام می شود معمولاً منجر به ایجاد خروجی می شود، این خروجی شما و در نهایت مشتری شما را خرسند می کند و در پایان همه از انجام آن راضی هستند. همین طور پولی که به سمت شما هدایت می شود یک ارزش افزوده بسیار خوشایند است. از همه مهم تر، شما پرونده ی یک پروژه را بسته اید و می توانید با فراغ بال به سراغ پروژه ی بعدی بروید. همیشه کارهای جدید یا ناتمام یا پروژه های قدیمی وجود دارند که تمرکز بسیار زیاد شما را می طلبند. بنابراین تلاش کنید تا پروژه های قدیمی که هنوز بسته نشده اند، سر و سامان بدهید و هر کاری که شروع می کنید، به اتمام برسانید.
شاید تمامی این مطالبی که در این مقاله به آن ها اشاره شد، به نظرتان ساده بیاید، ولی مدتی طول کشید تا من به استفاده ازین راهکارها عادت کنم. من همیشه با کارهایی که باید انجام می شدند و هنوز ناتمام بودند رو به رو می شدم، حالا با این راهکارها (تمرکز، آمادگی، تعیین نقطه عطف و تمام کردن) اوضاع بهتری پیدا کرده ام. وقتی پروژه های بیشتری دارید که مایلید آن ها را سریع تر به اتمام و به انجام برسانید، این راهکارها دستِ کم به شما کمک می کنند تا فرایند تکمیل پروژه را سرعت بخشیده و مؤثرتر آن را تمام کنید.
همچنان مشتاق شنیدن اندیشه ها و نظرات شما هستم.